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Soluciones Confiables de Outsourcing de Procesamiento de Datos | Edge
Cada negocio recopila datos, pero no todos los negocios tienen el tiempo, las herramientas o el equipo para manejarlos bien. Ahí es exactamente donde entra el outsourcing de procesamiento de datos. En lugar de dejar que la información bruta se acumule o ralentice sus operaciones, usted la entrega a especialistas que la convierten en algo que su empresa realmente puede usar.
Edge ha ayudado a empresas de diversos sectores a hacer precisamente eso, procesando datos de manera más rápida, limpia y precisa de lo que la mayoría de los equipos internos pueden gestionar por su cuenta.
En su esencia, el outsourcing de procesamiento de datos significa contratar a un proveedor externo para manejar sus tareas relacionadas con los datos, desde la recopilación y limpieza de información bruta hasta su análisis y la entrega de informes estructurados. En lugar de construir un equipo interno desde cero, usted se asocia con una empresa que ya tiene el personal, los procesos y la tecnología listos para funcionar.
Esto no se trata solo de reducir costos (aunque ese es un beneficio real). Se trata de obtener mejores resultados. Los servicios de procesamiento de datos subcontratados cubren todo, desde la entrada básica de datos hasta la transformación compleja de los mismos, y lo hacen a escala, con niveles de precisión que son difíciles de igualar internamente.
Entonces, ¿qué sucede realmente cuando se subcontrata el procesamiento de datos? Varias cosas, dependiendo de sus necesidades:
• Recopilación y entrada de datos, extrayendo datos brutos de diversas fuentes e introduciéndolos en sus sistemas con precisión.
• Validación y limpieza de datos, eliminando duplicados, corrigiendo errores y estandarizando formatos.
• Conversión de datos, transformando datos de un formato a otro (PDF a hojas de cálculo, registros en papel a archivos digitales, etc.).
• Análisis de datos e informes, convirtiendo los datos procesados en información que su equipo puede utilizar.
• Gestión de bases de datos, manteniendo sus bases de datos organizadas, actualizadas y seguras.
Cada una de estas funciones desempeña un papel para asegurar que sus decisiones empresariales estén respaldadas por información limpia y confiable.
Comprender los beneficios de la subcontratación va más allá de ahorrar dinero; se trata de liberar sus recursos internos para que se concentren en lo que realmente impulsa el crecimiento.
Contar con un equipo de datos interno es costoso. Usted paga salarios, beneficios, costos de capacitación y licencias de software, todo por una función que no genera ingresos directos. La subcontratación invierte esa ecuación. Usted paga por el trabajo que necesita, cuando lo necesita, sin los gastos generales.
La mayoría de las empresas que cambian al procesamiento de datos subcontratado ven reducciones significativas en los costos operativos, no solo en los salarios, sino en los costos ocultos de gestionar el control de calidad, rehacer el trabajo y lidiar con los errores de datos.
Los equipos profesionales de procesamiento de datos están diseñados en torno a la precisión. Utilizan la verificación de múltiples capas, controles de calidad automatizados y revisores experimentados para detectar errores antes de que causen problemas. ¿El resultado? Datos más limpios, menos errores y tiempos de entrega más rápidos de lo que la mayoría de las configuraciones internas pueden ofrecer.
Cuando sus datos son precisos desde el principio, cada decisión posterior, desde el marketing hasta las finanzas y las operaciones, se vuelve más confiable.
Un buen procesamiento de datos requiere más que solo esfuerzo. Se necesitan personas que sepan lo que hacen, especialistas que comprendan las estructuras de datos, los requisitos de cumplimiento y los matices específicos de la industria. La subcontratación le da acceso inmediato a esa experiencia sin tener que reclutar, formar y retener al personal usted mismo.
Esto es especialmente valioso para las startups y las empresas en crecimiento. Si tiene curiosidad por saber cómo encaja la subcontratación en una empresa en fase de crecimiento, este artículo sobre outsourcing para startups lo explica claramente.
Esta es la base de cualquier operación de procesamiento de datos. El outsourcing de entrada de datos cubre la introducción manual y semiautomatizada de información en sus sistemas. La limpieza de datos da un paso más, identificando y corrigiendo inconsistencias, eliminando entradas obsoletas y asegurándose de que su base de datos sea realmente utilizable.
Juntos, estos dos servicios forman la columna vertebral de unos datos limpios y fiables.
Una vez que sus datos están limpios, necesitan ser interpretados. Muchas empresas de procesamiento de datos ofrecen servicios de análisis e informes que van más allá de la simple organización de la información; revelan tendencias, señalan anomalías y producen informes que su equipo de liderazgo puede utilizar realmente.
Aquí es donde el outsourcing empieza a parecerse menos a un centro de costos y más a una inversión estratégica.
Las bases de datos no se gestionan solas. Necesitan actualizaciones periódicas, comprobaciones de rendimiento, controles de acceso y mantenimiento para seguir siendo funcionales y seguras. Subcontratar este trabajo significa tener siempre un equipo que mantenga sana su infraestructura de datos, sin necesidad de un administrador de base de datos (DBA) interno dedicado.
Antes de delegar nada, debe tener claro qué está delegando. Eso significa definir exactamente con qué datos está trabajando, cómo debería ser el resultado, qué volumen está manejando y qué tiempos de entrega necesita.
Los informes vagos conducen a malos resultados. Cuanto más específico sea con sus requisitos, mejor podrá cumplir su socio de outsourcing.
Aquí es donde muchas empresas dudan, y con razón. Sus datos a menudo incluyen información sensible sobre los clientes, registros financieros o datos comerciales propios. Cualquier proveedor con el que trabaje debe tener protocolos de seguridad claros: encriptación, controles de acceso, acuerdos de confidencialidad y cumplimiento de normativas como GDPR o HIPAA.
Antes de firmar nada, pregunte por sus certificaciones de seguridad, sus políticas de manejo de datos y qué ocurre con sus datos una vez finalizado el proyecto.
He aquí una comparación directa: los equipos de datos internos son costos fijos. Se les paga tanto si tiene un gran volumen de datos como si no. Los equipos subcontratados son flexibles; se amplían cuando aumenta la demanda y se reducen cuando ésta disminuye.
Para las empresas con necesidades de datos estacionales o basadas en proyectos, esa flexibilidad es enormemente valiosa. No se queda con un equipo infrautilizado la mitad del año.
Esto sorprende a algunos: los equipos de datos subcontratados a menudo superan a los internos en métricas de calidad. ¿Por qué? Porque es su actividad principal. Han creado procesos específicamente en torno a la precisión y la eficiencia, y responden ante acuerdos de nivel de servicio (SLA) que los mantienen centrados en los resultados.
Dicho esto, el rendimiento depende en gran medida de la elección del socio adecuado, lo que nos lleva a la siguiente sección.
Al evaluar a las empresas de procesamiento de datos, fíjese en tres cosas: cuánto tiempo llevan haciendo esto, qué tecnología utilizan y si pueden crecer con usted. La experiencia importa porque el trabajo de datos tiene muchos matices que solo se consiguen haciéndolo a gran escala. La tecnología importa porque las herramientas de automatización e inteligencia artificial pueden mejorar drásticamente la velocidad y la precisión.
Además, fíjese en su experiencia en el sector. Un proveedor que entiende los datos sanitarios los maneja de forma muy diferente a uno que solo ha trabajado con registros de comercio electrónico.
Si desea una imagen más amplia de lo que debe buscar en un socio de datos, este artículo sobre el outsourcing de captura de datos cubre bien algunos de los criterios de evaluación clave.
Lo mencionamos antes, pero vale la pena repetirlo. Busque la certificación ISO 27001, el cumplimiento SOC 2, la preparación para el GDPR y cualquier certificación específica del sector relevante para su campo. Pida su plan de respuesta ante incidentes. Pregunte cómo gestionan las filtraciones de datos.
En pocas palabras, es cuando una empresa contrata a una empresa externa para que se encargue de sus tareas relacionadas con los datos: cosas como introducir, limpiar, convertir, analizar o gestionar datos. En lugar de hacerlo todo internamente, deja que se encargue un equipo especializado. Es un movimiento común para las empresas que quieren una mejor calidad de datos sin el costo y la complejidad de crear una operación interna completa.
De ninguna manera. La subcontratación es completamente legal en los Estados Unidos, y empresas de todos los sectores la practican. Lo que importa es que se cumplan las normativas aplicables en materia de privacidad y seguridad de los datos (como HIPAA o GDPR si procede), y que los contratos con su socio de externalización definan claramente las responsabilidades.
Existen cuatro enfoques principales:
• Procesamiento manual, los humanos gestionan la entrada y el manejo de datos sin herramientas automatizadas (lento, pero a veces necesario para datos complejos).
• En el procesamiento por lotes (batch), grandes volúmenes de datos se recopilan y se procesan juntos a intervalos programados.
• Procesamiento en tiempo real, los datos se procesan inmediatamente a medida que llegan (piense en los sistemas de transacciones en vivo).
• Procesamiento online, los datos se procesan continuamente a través de sistemas en red, combinando a menudo elementos de lotes y de tiempo real.
Los tres tipos principales son:
• Outsourcing onshore, contratar a un proveedor dentro de su propio país. La comunicación es fácil, pero los costos suelen ser más altos.
• Outsourcing nearshore, trabajar con un proveedor en un país cercano, a menudo en una zona horaria similar.
• Outsourcing offshore, asociarse con un proveedor de una región diferente, lo que suele suponer un ahorro de costos significativo.
Tanto si está ahogado en datos no estructurados, como si lucha con problemas de precisión o simplemente está listo para dejar de gastar recursos internos en tareas que pueden manejarse mejor en otro lugar, Edge es el socio con el que vale la pena hablar. Con equipos experimentados, procesos probados y un enfoque genuino en los resultados de los clientes, Edge elimina la complejidad de la gestión de datos para que usted pueda centrarse en dirigir su negocio.
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